BVP ontzorgt

Best Value Procurment (BVP) oftewel prestatie-inkoop is niet nieuw, maar misschien nog redelijk onbekend bij de klanten van ONS. In dit artikel legt Harm Tijms uit wat BVP is en wat de grote voordelen zijn boven het traditionele aanbesteden.

BVP ontzorgt

Herken je dit? Je geeft in een aanbesteding opdracht voor het plaatsen van een reeks lantaarnpalen. In het programma van eisen stel je onder andere dat de lantaarnpalen exact 10 meter van elkaar moeten komen, niet meer, niet minder. De aannemer die de aanbesteding wint, gaat volgens het programma van eisen aan de slag en doet exact wat in het programma staat. En dan krijg je dit:

Gelukkig komen dit soort extremen zelden voor. Maar dit kan gebeuren wanneer een klant geen of onvoldoende gebruik maakt van de expertise van de leverancier.

Garage

“Dit is een voorbeeld van de traditionele vorm van aanbesteden. De klant legt een programma van eisen voor en de leverancier voert het conform het programma uit,” licht Harm Tijms, aanbestedingsspecialist van de afdeling Inkoop & Contractmanagement van ONS toe. “Enkele jaren geleden hebben wij een nieuwe inkoopmethodiek ingevoerd: Best Value Procurment (BVP) oftewel prestatie-inkoop. Met deze andere manier van inkopen laat je de kennis en kunde over een product of productgroep over aan de leverancier, in plaats van dat jij de leverancier vertelt wat hij moet doen. Je legt de leverancier de probleemstelling voor en hij gaat er mee aan de slag. Per slot van rekening is de leverancier de expert. Je gaat ook niet met je auto naar de garage en vertelt vervolgens de monteur wat er allemaal moet gebeuren. Nee, dat laat je aan de expert over.”

A-merk

“Het grote voordeel van BVP is dat je gebruik maakt van de expertise van de leverancier”, gaat Harm verder. “Er is geen meerwerk meer. Bij het aanleveren van een bestek kost elke wijziging geld. Bij BVP hanteer je één vast bedrag.” Als voorbeeld noemt Harm de aanbesteding van audiovisuele middelen voor de provincie. Hierbij is de BVP-methodiek toegepast, waarbij de interne klant niet had aangegeven dat het om een A-merk moest gaan. De BVP-doelstelling was dat de provincie de apparatuur, ongeacht welk merk, acht jaar lang ongestoord kon gebruiken. “De leverancier kwam vervolgens met een merk, waarvan hij zeker wist dat dit het beste product was, niet geheel toevallig een A-merk. Hij stond volledig achter het product, want het gaf de minste storingen en heeft, als expert, het beste product voor de provincie geleverd.  Weinig storingen betekent voor de leverancier weinig kosten voor herstel en voor de klant ongestoord gebruik en dus geen ergernis.” licht Harm verder toe.

Coachen en begeleiden

BVP is een inkoopmethodiek die enkele jaren geleden is ontwikkeld door dr. Dean Kashiwagi en vanuit Amerika is overgewaaid naar Nederland. Rijkswaterstaat was als eerste in Nederland die met deze methodiek aan de slag ging.

Harm kwam in 2012 voor het eerst in aanraking met BVP: “Een oud-collega wees mij er op. Vervolgens ben ik er een boek over gaan lezen en raakte enthousiast. De methode moet wel bij je passen. Je laat namelijk de traditionele rolverdeling van opdrachtgever-opdrachtnemer los. Dat is niet voor elke klant vanzelfsprekend.” Daarom coacht en begeleidt de afdeling I&C de interne klant hier in. “Belangrijk is dat de klant de oude denkwijze over aanbestedingen vergeet en de meerwaarde van BVP  inziet. Maar nogmaals, het moet bij de klant passen. Voelt hij of zij er niets voor, dan begeleiden we de traditionele aanbesteding en daarin kennen we ook vele smaken.”

Rust en gemak

Inmiddels heeft de afdeling I&C drie aanbestedingen volgens de BVP-methodiek begeleid en lopen er momenteel twee: de aanbesteding voor multifunctionals voor de gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel en een aanbesteding namens Zwolle en provincie voor de beveiliging. “Onze ervaring tot nu toe is goed. De klant krijgt meer gemak en rust, want de leverancier, degene met de expertise, weet precies hoe en wat. De klant kan de uitvoering van de aanbesteding volledig overlaten aan de expert,” benadrukt Harm. Belangrijk bij de BVP methodiek is dat voorafgaand aan de aanbesteding de doelstellingen goed zijn gedefinieerd. Ook hierin begeleidt de afdeling de klant. “Zijn de doelstellingen niet duidelijk, dan loop je het risico om in oude patroon van opdrachtgever-opdrachtnemer te vervallen”, aldus Harm.

BVP ontzorgt

Tanja van den Berg, afdelingshoofd Services van de gemeente Zwolle kan dit beamen:

“Belangrijk bij een aanbesteding via BVP is dat je het zuiver doet van het begin tot het eind, met name ook de periode na ondertekening van de overeenkomst. Doe je dat niet, dan verval je weer in je traditionele rol.” Tanja is erg enthousiast over de BVP-methode: “BVP is een hele mooie manier van aanbesteden. Door de kennis en kunde bij de leverancier te laten, word jij als klant ontzorgt. Wij hebben nu één aanbestedingen gedaan voor de catering en zijn momenteel samen met de provincie bezig met de aanbesteding voor beveiliging, beiden via de BVP-methode.” Tanja wordt bij de aanbestedingen met BVP bijgestaan door Harm. “Dat is echt een must. Hij weet er heel veel van en kijkt kritisch mee. Gedurende het hele proces is Harm betrokken. Ook vragen we hulp van een BVP specialist bij de plenaire beoordelingen en het formuleren van de afwijzingen.  Want dat is toch wel een vak apart.