Inkoopstartformulier; voor wie en waarom

ONS heeft een webbased Inkoopstartformulier voor haar partners.

Een InkoopStartFormulier (ISF) is verplicht wanneer je een aanbesteding boven een drempelwaarde gaat doen.  Daarnaast kan het een hulpmiddel zijn dat je helpt om bepaalde zaken, die bij een aanbesteding komen kijken, niet over het hoofd te zien. Denk hierbij aan de verschillende inkoopdoelen zoals social return, duurzaamheid en de (wettelijke) vereisten aan een aanbesteding.   

Wie mag/moet dit formulier gebruiken?

Medewerkers van de partners van ONS. Er gelden drempels die per partner verschillen; Zwolle €35.000, Kampen €25.000 en Overijssel €50.000. Voor aanbestedingen met een opdrachtwaarde boven de drempelwaarde is het invullen verplicht. Onder de drempel mag een  Inkoopstartformulier ingevuld worden.

Waarom een startformulier?

De partners van ONS hebben elk een inkoopbeleid  dat is vastgesteld door de gemeente raad/ gedeputeerde staten. Dit houdt in, dat medewerkers zich moeten houden aan dit beleid. Aangezien het inkoopbeleid is vastgesteld door de de gemeente raad/ gedeputeerde staten, maakt het onderdeel uit van de rechtmatigheid beneden de Europese drempelbedragen. Er wordt periodiek gerapporteerd over inkoop. Uniforme vastlegging via de ISF helpt daarbij.

Het startformulier heeft als voordeel dat een deel van het denkwerk al voor je is gedaan. Het helpt je verder om de juiste afweging te maken om de juiste partij voor de opdracht in te schakelen, waarbij ook nog eens wordt voldaan de spelregels. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker en rechtmatiger.

Doe je een aanbesteding met een bedrag lager dan de drempel, dan mag je het ISF als hulpmiddel gebruiken als je dat handig vindt. Ook dan mag je het naar Inkoop sturen. Maar het is niet verplicht.

Invullen en dan?

Als  een Inkoopstartformulier compleet is ingevuld start een workflow. In deze workflow zitten controles door leidinggevenden/budgethouders  van de partners en inkoopadviseurs van ONS

Meer informatie is te vinden op het Inkoopportaal