Van verplicht nummer naar service en samenwerking

De afdeling Inkoop & Contractmanagement (I&C) is in beweging. De nieuwste ontwikkeling is categoriemanagement. Inkoopadviseur en aanbestedingsjurist Raymond van Calker vertelt over deze ontwikkelingen en over de verschuivende rol van de afdeling.

Ongeveer twee jaar geleden is de afdeling gestart met categoriemanagement. Hiermee loopt zij  binnen de decentrale overheid voorop. Omdat de afdeling te maken heeft met verschillende typen organisaties, namelijk gemeenten en provincie, ligt de uitdaging in het zoeken naar de gezamenlijkheid. 

Kennisdelen en kwaliteitsverbetering

 "Met categoriemanagement willen wij onze partners op verschillende categorieën (logisch samenhangende inkoopgebieden) laten samenwerken," vertelt Raymond Wij hebben daarbij een faciliterende rol: we signaleren, verbinden en brengen onze expertise in. Dat samenwerken moet je heel breed zien: het betekent dat je gaat kijken waar kansen en mogelijkheden liggen. Soms is dat gezamenlijk aanbesteden, soms ook alleen kennisdelen of het uitwisselen van mensen op strategische posities. Bijkomend voordeel is dat ervaringsdeskundigen uit de verschillende organisaties elkaar leren kennen en heel breed naar hun vakgebied kijken: wat doen we, waarom doen we wat we doen, wat levert het op, zou het ook anders kunnen? Dit gaat verder dan het behalen van inkoopvoordeel: kennisdeling en kwaliteitsverbetering zijn minstens zo belangrijk.'

Goede ervaringen

De ervaringen tot nu toe zijn goed. Raymond merkt dat categoriemanagement zijn vruchten afwerpt. 'We zijn nu ongeveer twee jaar bezig met een pilot binnen het werkveld Onderhoud infrastructuur & Onderhoud gebouwen. Inmiddels zitten we in de uitvoeringsfase en zijn de betrokken medewerkers enthousiast en komen er ook concrete acties waar ze aan meedoen: we gaan van start met inkooptrajecten, kennisplatforms en bijvoorbeeld netwerkbijeenkomsten. Zo komen de adviseurs 'Wegen' van de drie partnerorganisaties nu eens in de maand bij elkaar om een aantal thema's te behandelen, inkooptrajecten te bespreken en kennis uit te wisselen. Doel is vooral om te kijken waar dingen beter, slimmer of handiger kunnen. Inkoopvoordeel kan daarbij een heel mooie bijkomstigheid zijn."

Categoriemanager

Bij de gemeente Zwolle wordt het al concreter en geven ze invulling geven aan de rol 'categoriemanager'. Het is geen functie, maar een rol die iemand erbij krijgt. Deze persoon heeft binnen de eigen organisatie het overzicht over wat er binnen een bepaalde categorie gebeurt en stemt op strategisch niveau af met de andere categoriemanagers, onder andere over de langetermijnvisie.
Om categoriemanagement te laten werken is het belangrijk dat de partnerorganisaties zelf het belang ervan zien en ervaren. "Dan moet je dus niet met een rapport komen waarin staat hoe we het gaan doen", legt Raymond uit. "Voor ons is belangrijk dat er nu positieve energie is en dat er zichtbare resultaten zijn in de vorm van samenwerking, kennisdeling en kwaliteitsverbetering."

Inkoop en contractmanagement

Naast categoriemanagement begeleidt de afdeling (I&C) de partnerorganisaties bij inkooptrajecten. "Soms gaat het om een verplicht traject, bijvoorbeeld een Europese aanbesteding, soms komen ze zelf met een hulpvraag. Dat is natuurlijk wat je het liefste wilt: dat ze bij je komen omdat je iets voor hen kunt betekenen. De vragen zijn heel divers: het kan gaan om de inkoop van ICT, catering, adviesdiensten, asbestsanering, wegenbouw etc.," aldus Raymond. Ook verzorgt de afdeling het contractmanagement. Zij helpen de partners bij het registreren van afgesloten contracten en zien er op toe dat ze krijgen wat ze hebben afgesproken. Soms kunnen de organisaties dat zelf, dan volstaat de afdeling met adviezen, en soms gebeurt dit in gezamenlijkheid.

Raymond geeft een voorbeeld: "Stel, je wilt een communicatiebureau inhuren, dan vraag je zelf bij twee bureaus een offerte aan. Wij kunnen helpen met de keuze: maak je die op basis van kwaliteitscriteria en/of op grond van prijs. Wij kunnen ook voor je kijken of het goed zit met het contract en de voorwaarden. Verder werken wij inkoopthema's uit en maken we inkoopbeleid dat aansluit bij de behoeften van de partnerorganisaties. Het beleid is niet van ons, we maken het mét de partners vóór de partners. We sturen daarbij ook op sociale thema's, zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo), duurzaamheid en social return on investment."

Toegevoegde waarde

Dat klinkt natuurlijk allemaal mooi, maar wat maakt het nou dat een collega de afdeling I&C betrekt bij een inkoopproces? Raymond: "Onze kracht zit hem in het feit dat wij over uitgebreide inkoop- en marktkennis beschikken. Iedere inkoopadviseur volgt een eigen aandachtsgebied/inkoopcategorie. Hij of zij kent de producten en diensten en de partijen die in het marktsegment actief zijn en volgt de belangrijkste ontwikkelingen. We zijn daardoor volwaardige gesprekspartners en kennen leveranciers die passen bij de specifieke wensen van de partnerorganisaties."

I&C geeft hiermee optimaal invulling aan de doelstelling waarvoor een opdrachtnemer wordt gecontracteerd. Contracteren is één ding, krijgen wat je contracteert is twee. Vanuit team I&C kan dit in samenhang worden bediend. Ook hebben de collega's van I&C veel ervaring met aanbestedingen en beschikt I&C over twee juristen die zich met aanbestedingsrecht bezig houden.

De afdeling blijft daarbij niet achter het bureau zitten. "We zijn steeds meer op locatie, daardoor weten onze klanten ons steeds beter te vinden. Zelf ben ik doorgaans twee dagdelen in de week bij het Expertisecentrum van de gemeente Zwolle en de afdeling Beheer Openbare Ruimte in Kampen. Mijn ervaring is dat dit echt toegevoegde waarde heeft en drempelverlagend werkt voor onze klanten."

Tevreden

Belangrijk bij de manier van werken van de afdeling is alles zo eenvoudig mogelijk te houden. "Onze partners moeten het niet als 'moetje' zien om langs inkoop te gaan. Ze willen geen last hebben van allerlei administratieve rompslomp en ze willen zien dat het werkt. Wij  zijn pas tevreden wanneer ze de deur uitgaan met het gevoel dat ze geholpen worden bij het bereiken van hun doel. Verder moet duidelijk zijn waarvoor je bij wie terecht kunt en moet je meteen met je vraag aan de slag kunnen. Als dat niet zo is, hebben we het niet goed voor elkaar," aldus Raymond .