In de komende periode ontvangen veel leveranciers een voorstel voor prijsindexatie of een prijswijziging. Of een leverancier dit mag doorvoeren, hangt af van de afspraken in het contract.
Mag een leverancier een indexatie toepassen?
Vaak staat in het contract dat indexering vanaf een bepaalde datum is toegestaan, mits de leverancier vóór die datum een gemotiveerd voorstel aanlevert. Ook wordt er meestal een maximumpercentage afgesproken, vaak gekoppeld aan een CBS-index.
Wat moet er in de motivatie staan?
De onderbouwing van een indexatievoorstel moet passen bij de kostenopbouw van het product of de dienst. Stel: loonkosten zijn met 3% gestegen, maar het loon is maar 30% van de totale prijs. Dan is een algemene verhoging van 3% niet goed onderbouwd. Vraag de leverancier om een kostenoverzicht per component.
Let ook op of de juiste indexformule is toegepast en of de periode waarop het indexcijfer is gebaseerd klopt. Ook een negatieve indexatie moet worden meegenomen, als daar afspraken over zijn gemaakt.
Geen afspraken in het contract?
Zijn er geen afspraken over indexatie vastgelegd? Dan is het extra belangrijk om de motivatie van de leverancier goed te beoordelen. Kijk naar wat gangbaar is in de branche, schat de onderhandelingspositie in, en probeer samen tot een redelijke oplossing te komen.
Hoe bereken je de juiste prijsverhoging?
Stel, je hebt afgesproken dat een maximale indexering is toegestaan van de hoogte van het CBS-prijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex reeks (CPI) alle bestedingen, waarbij het jaar 2015 gelijk staat aan 100. Kijk dan op de website van het CBS (StatLine – Datasets via thema (cbs.nl)) en zoek die index op. In dit geval ga je naar prijzen > consumentenprijzen en kies je de bovenste optie. Vervolgens hanteer je de volgende formule:
De algemene formule
(((nieuw/oud) = afronden op drie decimalen) *100) -100 = x%
Rekenvoorbeeld
127.4/125.4 = 1.0159 -> (1.016* 100) -100 = 1,6%
Niet correct, maar wat we wel vaak zien dat in dit geval 2% wordt genomen: namelijk 127.4 – 125.4 = 2% stijging
Borgen
Maak een nieuw overzicht van de prijzen die de leverancier hanteert. Voeg het verzoek tot indexeren, het antwoord daarop en de nieuwe prijslijst toe aan het contractdossier. Dan is je dossier altijd up-to-date!
Vragen of twijfel?
Het team van contractmanagement helpt graag. Mail naar contractmanagement@ssc-ons.nl en voeg het indexatievoorstel en de overeenkomst toe. Zij beoordelen of het voorstel past binnen de gemaakte afspraken.