Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is het (administratieve) proces van het beheren van contracten. Fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.
Waarom contractbeheer?
Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van het contract begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. Wij willen een professioneel opdrachtgever zijn. Dat betekent onder meer dat je weet welke contracten je hebt, en wat de waarde en inhoud van die contracten is. Contracten leg je daarom vast in een contractenregister. Op die manier kun je contracten beheren.
Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van inzicht in lopende contracten, belangrijke evaluatiemomenten en de juiste contractuele afspraken. Deze informatie moet dus up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen of bevoegden.
Taken
Welke taken horen er bij de rol van contractbeheerder?
Iemand die de rol van contractbeheerder (in de lijn) heeft, is verantwoordelijk voor de registratie van inkoopcontracten en mutaties daarop in het contractmanagementsysteem:
- verzamelen de benodigde contractinformatie;
- voeren nieuwe contracten in;
- invoeren contractafspraken/informatie gedurende de looptijd;
- voeren belangrijke data voor signalering in;
- voeren contractverlengingen in;
- voeren contractbeëindiging in;
- leggen eventuele relaties met andere documentmanagementsystemen;
- kunnen originele documenten toevoegen.
Aanpak
Wij gebruiken voor het registreren van contracten ISPNext. In het contractmanagementsysteem kun je o.a. reminders instellen bij einddata van een overkomst, zodat je op tijd kan opzeggen/verlengen of een nieuwe aanbesteding kan starten. Heb je vragen hoe je een contract registreert en beheert? Je mag altijd contact opnemen met Ons voor een persoonlijke instructie.
Elke organisatie heeft eigen drempelbedragen vastgesteld waarboven het verplicht is om contracten te registreren, namelijk:
- Zwolle en Kampen: > €25.000;
- Overijssel: > €50.000
Contracten met een lagere waarde mag je ook opnemen in het contractregister, graag zelfs!
Het stroomdiagram contractregistratie geeft inzicht in welke contracten geregistreerd moeten worden.
Als je toegang tot Negometrix aan wilt vragen dan kan dat via contractmanagement@ssc-ons.nl. Vermeld in de mail dan je naam, mailadres, telefoonnummer en de categorieën van de contracten waar jij inzicht in moet hebben.