KPI's

Wat en waarom?

Wat zijn KPI’s?
Een prestatie indicator is een meetbare eenheid die (stuur)informatie geeft over de mate van doelrealisatie. Met andere woorden, het vertelt je of je op de goede weg bent en of je voldoende voortgang maakt. De belangrijkste prestatie indicatoren worden ook wel KPI’s genoemd: Kritische Prestatie Indicatoren.

KPI’s zijn een operationeel instrument om de prestaties van een leverancier te meten en monitoren. KPI’s zijn meestal gericht op kwaliteit, prijs en leverbetrouwbaarheid.

Waarom KPI’s?
Elk contract heeft doelstellingen: lange termijn én korte termijn doelstellingen. Om deze doelstellingen te kunnen halen moet de voortgang nauwkeurig worden gemonitord. Een KPI is een goed instrument om de prestatie(s) van een leverancier op basis van vooraf vastgestelde criteria te meten en te beoordelen. KPI’s pas je toe in contracten met een grote waarde of hoog afbreukrisico, denk hierbij aan de type 1 en 2 contracten (dit zijn contracten met een groot financieel belang en bij type 1 is het toeleveringsrisico groot).

Hoe stel je KPI’s op?
Het is de bedoeling dat er KPI’s worden opgesteld die concreet betrekking hebben op de uit te voeren opdracht.

KPI’s zijn een middel om je doelstellingen te realiseren. Een doelstelling is daarom altijd de grondslag voor een KPI. Start met het formuleren van de hoofddoelstelling van het contract. Wat wil je bereiken met het aangaan van dit contract, deze samenwerking? Vertaal dit vervolgens naar maximaal 4 sub doelstellingen. Ook kun je organisatiedoelstellingen opnemen, bijvoorbeeld de doelstellingen die staan in het inkoopbeleid m.b.t. SROI of duurzaamheid.

De KPI’s moeten zodanig geformuleerd zijn dat ze meetbaar zijn, dat de resultaten gedocumenteerd kunnen worden en toegankelijk zijn voor de opdrachtgever (transparantie). De opdrachtnemer kan op basis van de KPI’s aan de opdrachtgever laten zien hoe het gaat in de uitvoering en het behalen van de projectdoelstellingen. Ook krijgt de opdrachtnemer op basis van de KPI’s relevante informatie op basis waarvan hij adequaat kan bijsturen (indien nodig).

Het is daarom belangrijk om je doelstellingen SMART te maken:

  • Specifiek: De doelstelling moet eenduidig zijn.
  • Meetbaar: Onder welke meetbare voorwaarden is het doel bereikt.
  • Acceptabel: Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management.
  • Realistisch: De doelstelling moet haalbaar zijn.
  • Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn.

Vervolgens vertaal je de SMART-doelstellingen naar SMART-kritische prestatie indicatoren (KPI’s)

Een KPI:

  • Is periodiek meetbaar (per uur / dag / week / maand).
  • Is toekomstgericht (gericht op een doelstelling), wat dient bereikt te worden.
  • Beïnvloedt direct het resultaat van het eindproduct, de dienst/levering etc..

Meer is Minder: 3 tot 6 goed gedefinieerde KPI`s zullen meer effectief zijn en blijven dan een waslijst aan KPI`s.

Bij het opstellen van de KPI’s kun je ook nadenken over het al dan niet toepassen van een bonus/malussystematiek. Maak een bewuste keuze of een bonus en/of boete raadzaam is om te gebruiken. Een bonus stimuleert de opdrachtnemer en werkt vaak beter dan een boete. Daarbij is een boete vaak een kostenpost voor de opdracht­nemer welke hij kan doorberekenen in de prijs die jij vervolgens zelf betaalt. Een bonus is verstandig om te geven als je steeds verdere verbetering wilt realiseren. Bijvoorbeeld voor een bonus moet in februari een 7 gescoord worden op punt x, als dat gelukt is moet in mei een 7.5 gescoord worden etc.

Als je een bonus of boete toepast doe dit dan niet op te veel onderwer­pen, maar op enkele welke er echt toe doen. Zorg dat die onderwerpen waarop je een bonus of boete geeft eenduidig gedefinieerd zijn. Als een boete of bonus uitgedeeld wordt moet deze substantieel zijn. Het moet echt motiveren. 15 tot 20% van de aanneemsom is een richtlijn. Een boete moet in ieder geval het voordeel dat een opdrachtnemer zou kunnen hebben overstijgen. Als je deze afspraken maakt zorg er dan voor dat de verrekening goed uitgevoerd wordt en geef een heldere transparante onderbouwing hiervan.

Voorbeeld KPI:

Evalueren van de KPI’s
In het contract maak je afspraken over hoe en met welke frequentie de leverancier gaat rapporteren over de KPI’s. Hieraan verbind je een communicatiestructuur.

De rapportage met daarin de resultaten wordt geanalyseerd door de contractmanager. De contractmanager bespreekt de rapportage en resultaten periodiek met de leverancier. Wat gaat goed? Wat kan beter?

Contractueel heb je vastgelegd wat de impact is van slecht presteren op de afgesproken KPI’s. Welke maatregelen moet de leverancier treffen bij slecht presteren en binnen welke termijn? Wat als de leverancier niet verbeterd?

Wat je mogelijkheden zijn bij niet verbeteren wordt toegelicht onder ‘tijdens de contractperiode’.

We hebben checklists opgesteld die je helpen bij het uitvoeren van een evaluatie.