Over continuïteit na afloop van de samenwerking maak je afspraken in de vorm van een exit plan, vaak een bijlage bij het contract. Het lijkt misschien ongebruikelijk om over een exit te praten als de samenwerking nog moet beginnen, maar dat is toch belangrijk.
Het is aan te bevelen na opdracht direct een exit plan op te stellen en deze jaarlijks te actualiseren.
Als het contract ontbonden wordt of afloopt is het belangrijk dat beide partijen de juiste acties uitvoeren. In het contract is besproken welke verplichtingen de partijen hebben. Het is de taak van de contractmanager dat die verplichtingen ook nagekomen worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een opdrachtnemer nog enkele maanden de dienst moet uitvoeren totdat de nieuwe opdrachtnemer het kan overnemen.
Een exit plan is nodig om mogelijke risico’s te identificeren, mogelijke verliezen te definiëren en de continuïteit van de diensten te waarborgen
Een exit plan bevat afspraken over het wie / wat / waar / hoe en wanneer:
- Wie moet wat doen (afbakening van taken en verantwoordelijkheden)?
- Wat moet er precies geleverd worden?
- Binnen welk tijdsbestek moet dat?
- En op welke manier (formuleer de afspraken zo SMART mogelijk)?
- Hoeveel mensen moet de leverancier inzetten om het tijdspad te halen (resourceplanning)?
- Wat mag het kosten (tarieven en vergoedingen)?
Beveiligingsmaatregelen privacy en security
Bij het beëindigen van contracten zijn er wellicht ook beveiligingsmaatregelen waar je rekening mee moet houden, met name als het gaat om dienstverlening die wordt overgedragen, bijvoorbeeld: insourcing of outsourcing, maar ook beëindigen van de dienstverlening.
De volgende aandachtspunten zijn er met betrekking tot contractbeëindiging en dienen al vooraf in de contracteringsfase te worden meegenomen voor het beëindigen van contracten.
Geheimhouding
Blijft geheimhouding van kracht ná het overdragen of beëindigen van de dienst? Dit dient in het contract en/of de verwerkersovereenkomst meegenomen te worden.
Vernietigen data
Data van de opdrachtgever die op systemen staan van een derde partij dient zo spoedig mogelijk nadat deze data niet meer nodig is vernietigd te worden volgens aanwijzingen van de opdrachtgever. Deze vernietiging van data dient verantwoord en gecontroleerd te worden.
Migratie van de dienst
Bij het migreren van een dienst kunnen verschillende zaken verhuizen tussen dienstaanbieders of tussen de dienstaanbieder en de opdrachtgever (insourcing/outsourcing). Denk hierbij aan processen, hardware, software en gegevens. De dienstaanbieder kan zowel een leverancier als een collega opdrachtgever zijn. Denk daarbij aan het risico dat applicaties niet zonder meer overdraagbaar zijn van het ene naar het andere systeem. Dit kan migratie van diensten complex, tijdrovend en kostbaar maken.
Overdragen data en of software
Er moet aandacht zijn voor het overdragen van data en/of software tussen dienstenaanbieders van de opdrachtgever. De nieuw gecontracteerde en latende leverancier verklaren zich op voorhand bereid tot het overdragen en ontvangen van data en/of software. Denk daarbij aan het risico dat gegevens niet zonder meer overdraagbaar zijn tussen applicatie of systeem.