Wat te doen bij niet-nakomen van de leverancier?
Als een leverancier niet levert wat hij moet leveren, of hij levert niet op de manier die afgesproken is, wil je als opdrachtgever actie kunnen ondernemen. Welke mogelijkheden heb je?
In eerste instantie kun je er bij de leverancier op aandringen dat hij wel levert zoals in het contract afgesproken. Borg dit door afspraken hierover vast te leggen in verslagen van gesprekken of in een mail. Als dat niet werkt moet je hem ‘in gebreke stellen’: dat is een juridische vereiste voor eventuele verdere stappen.
Wat je daarmee doet, is de leverancier op de hoogte stellen van het feit dat je niet tevreden bent en de punten aangeven waarop je verbetering wilt zien. Dat kan per email, maar het is verstandig om dit ook per aangetekende brief te doen; je moet namelijk een dossier opbouwen. Je gunt de leverancier in die brief een redelijke termijn om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen.
Ook geef je aan dat als hij na die termijn nog niet voldoet, hij aansprakelijk is voor alle schade die de organisatie daardoor lijdt.
Doet een leverancier niets, dan is hij na afloop van die periode ‘in verzuim’. Hij is dan aansprakelijk voor de schade die de organisatie lijdt door het niet-nakomen van de leverancier. Je hebt namelijk niet gekregen wat je volgens de overeenkomst zou moeten krijgen en inmiddels ben je zover dat je naar de rechter toe moet om hem te dwingen. Misschien moet je zelfs een andere leverancier inschakelen om het wel gedaan te krijgen, of moet je opnieuw aanbesteden. Dit brengt extra kosten met zich mee.
Voor iemand in verzuim is, en je naar de rechter kunt om nakoming te eisen, moet je eerst de ingebrekestelling gestuurd hebben.
Advies inwinnen
Als je op het punt aangekomen bent dat je een leverancier in gebreke wilt stellen, dan vragen wij je contact op te nemen met de afdeling inkoop & contractmanagement. Samen bepalen we welke stappen er genomen moeten worden en we stellen de brief op.
Voorkomen is beter!
In de praktijk blijven we vaak “aanmodderen” met problemen. Hier geldt: maak verstandig gebruik van het contract, de algemene inkoopvoorwaarden (AIV) en het momentum. Het contract en de AIV schrijven voor hoe je omgaat met het niet nakomen van een contract en te late levering etc.. Maar als het contract niet in alles voorziet, zorg je dat je tijdig, in lijn met de gedachte van het contract en de sfeer van je relatie de problemen aanpakt en oplost.
Controleer daarom regelmatig de status en de kwaliteit van de uitvoering van de dienst, het werk of de levering. Bespreek op een constructieve manier de voortgang met de leverancier en borg gemaakte afspraken. Het is belangrijk om tijdig bij te sturen indien nodig.
Dit vereist een actieve houding van de contractmanager.
Het belangrijkste is om niet stil te zitten of te doen alsof je akkoord bent: daarmee loop je het risico dat je met ongewenste situatie in de spreekwoordelijke maag blijft zitten.
We hebben checklists opgesteld die je helpen bij het uitvoeren van een evaluatie.