Indexering

Algemeen

Indexering opnemen:
Vaak neem je bij een overeenkomst een indexeringsmogelijkheid op. Welke index pak je wanneer en hoe zorg je dat je deze duidelijk formuleert zodat je in de praktijk geen verwarring of discussie kan ontstaan over indexering? 

Indexering:
Indexeren is het aanpassen van geldbedragen aan een indexcijfer. Vaak betreft dit aanpassing aan de inflatie zodat het reële bedrag gelijk blijft, d.w.z. dezelfde (gemiddelde) koopkracht blijft vertegenwoordigen. 

Mag een leverancier een indexatie toepassen?
Dit is afhankelijk van hetgeen je in het contract hebt afgesproken. Vaak is indexering vanaf een bepaalde datum toegestaan en moet de leverancier een gemotiveerd voorstel aanleveren voor een bepaalde datum. Ook is er meestal een maximum gesteld aan de indexering, met een verwijzing naar een index van het CBS.

Hulp nodig?
Heb je vragen of kom je er niet uit, wij helpen je graag bij het beoordelen van een indexatievoorstel. Stuur ons een mail via contractmanagement@ssc-ons.nl en voeg het indexatievoorstel en de overeenkomst toe, dan beoordelen wij of het indexatievoorstel conform gemaakte afspraken is.

We hebben ook een factsheet over indexeren opgesteld, deze vind je hier: Factsheets
Een algemene toelichting op de wettelijke en contractuele mogelijkheden bij (extreme) prijsstijgingen vind je hier: Factsheets

Hoe stel je een goede indexatieafspraak op?

Hoe kom je bij de juiste index:
Er zijn verschillen per domein en ook zijn er branches met eigen index. Uitganspunt is dat de indexering passend moet zijn EN dat er verwezen moet worden naar een openbare bron.
Veelgebruikt zijn:

• CBS indexcijfers
  • Consumentenprijzen CPI, kosten van goederen en diensten; prijsindex 2015=100 (via CBS)
  • Producentenprijzen, kosten van materialen; Producentenprijzen; afzetprijzen, bedrijfstak SBI 2008, index 2015=100
  • CAO lonen, kosten van arbeid; Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2010=100)
  • Op de website CBS staat informatie: Nieuwe contracten (cbs.nl)
• OVA index en prijsindexcijfer materiële kosten via www.nza.nl (sociaal domein)
• GIBIT afspraken
• Bij GWW: vraag de categorie inkoopadviseur.

Elementen die in de beschrijving moeten staan:

1. Jaar/maand waarop geïndexeerd mag worden. Voorkeur is om per 1 januari te indexeren en niet ergens halverwege het jaar. Dit omdat het dan mee te nemen is in de begroting van het volgende jaar en vaak is het administratief gezien het handigste.
2. Uiterlijke datum waarop een leverancier de indexering moet aankondigen.
3. Welke index gehanteerd wordt; zowel een beschrijving als een link naar een openbare bron (openbaar toegankelijk) met de indexgegevens.
4. De peildatum van indexcijfer.
5. Geef aan of de indexatie gaat over het oorspronkelijke tarief (uit de offerte) of over het tarief van het lopende jaar.

Voorbeeld van een tekstuele uitwerking van de 5 elementen:

1. De tarieven mogen jaarlijks worden geïndexeerd, voor het eerst per 1 januari 2023.
2. Het voorstel voor verhoging dient, schriftelijk en onderbouwd, uiterlijk voor 1 november voor de ingangsdatum te worden ingediend bij Opdrachtgever. Opdrachtgever moet toestemming geven voor het doorvoeren van de aangepaste tarieven.
3. Indexatie gaat op basis van het CBS consumentenprijsindexcijfer (CPI), 2015 = 100 en de categorie ‘alle bestedingen’; https://statline.cbs.nl/Statweb/publication/?DM=SLNL&PA=83131NED(externe link)
4. Het maandindexcijfer van september dient als peildatum.
5. Indexatie wordt berekend over de tarieven van het lopende jaar.

Opties
Kijk wat passend is:

• Opsplitsen in meerdere onderdelen bijv. de indexatie is opgebouwd uit 70% indexatiecijfer Cao-lonen, indexcijfers (reeks 2010=100) en 30% Consumentenprijsindex (CPI) 2015 = 100. I.p.v. een procentuele verdeling kun je ook een verdeling maken op basis van componenten in de tariefstelling. De huur en materialen o.b.v. Consumentenprijsindex (CPI) 2015 = 100 en het onderhoud o.b.v. Cao-lonen, indexcijfers (reeks 2010=100) .
• Je kan ervoor kiezen alleen te laten indexeren over de kostprijs en niet over het winstcomponent.
• Je kan een maximaal percentage bepalen. bijvoorbeeld: “Indexatie gaat op basis van het index@@@ met een maximum van 2.0%”. Let er wel op dat je kan uitleggen waarom je dat doet.
• Je kan aanvullend opnemen wat je doet indien er een negatieve index is.
• Je kan ook opnemen dat wijzigingen in de CAO of andere door de wet bepaalde veranderingen de index bepalen. Let er wel op dat je niet dubbelop gaat indexeren: dus of CAO of Indexcijfer.

Hoe bereken je de indexatie?

Berekening 
Als je gebruikt maakt van een CBS indexcijfer dan moet je de indexering als volgt berekenen:

De algemene formule (((nieuw/oud) = afronden op drie decimalen)*100)-100 = x%

Rekenvoorbeeld
Als je de StatLine – Consumentenprijzen; prijsindex 2015=100 (cbs.nl) hanteert en de peildatum is oktober (zie
afbeelding hieronder) dan krijg je:

112,18/108,47 =1.0342 ►(01.034*100)-100=3,4%

Let op ►Niet correct, maar wat we wel vaak zien: dat in dit geval 2% wordt genomen: namelijk 112,18 – 108,47 = 3.71% stijging.

Stel in oktober 2020 was prijs € 80,00 dan wordt het nu € 82,72

En verder

Onderhandelen over het indexatievoorstel
Wat te doen als de leverancier een hoger voorstel indient dan contractueel afgesproken?
Als er sprake is geweest van een aanbesteding waarbij er meer inschrijvers zijn geweest dan mag je een gesloten overeenkomst alleen op niet-wezenlijke onderdelen wijzigen, anders zou je namelijk niet alle inschrijvers op dezelfde manier behandelen. Als een leverancier een hoger voorstel doet dan afgesproken dan kan je dat alleen maar honoreren als de oorspronkelijke opdrachtwaarde in zijn totaliteit (dus met alle mogelijke kleine wijzigingen gedurende de looptijd) met niet meer dan 10% (leveringen en diensten en 15% (werken) wijzigt én de Europese aanbestedingsdrempel met het totaal van die wijzigingen niet overschreden wordt.
Uiteraard geldt als basisvoorwaarde dat je over dit voorstel overeenstemming moet hebben en het veronderstelt wel dat je niet zomaar akkoord gaat.

Bijzonderheden Sociaal Domein:

• De NZA index bestaat uit 3 delen: personeel (OVA), materiaal en kapitaal. Doorgaans wordt in sociaal domein vooral OVA gebruikt. Een enkele keer wordt ook nog een heel klein stukje kapitaallasten opgenomen.
• T.a.v. de datum van indexering (1 januari). Definitieve OVA komt in voorjaar waardoor indexeren per 1 juli best heel goed uitkomt (doet Kampen voor hulp bij het huishouden). Voor de begroting is vaak al wel een voorlopig cijfer bekend. ► Kortom: hou met contractering goed in de gaten wanneer het definitieve cijfer doorgaans wordt vastgesteld en denk bij de contractafspraken goed na of je wel/niet gaat verrekenen op basis van voorlopige index (administratieve lasten!)
• Indien de gemeente de tarieven bepaalt: Gezien de reële kostprijs die de gemeente moet betalen en het grote aantal aanbieders, kan de gemeenten ook in de lead zijn voor de indexering door. De gemeente deelt dan de nieuwe tarieven met de aanbieders. Soms wordt een eerst een nieuw kostprijsonderzoek gedaan door de gemeente.

Bijzonderheden ICT:

• Vanuit Ons nemen we deel aan VNG overleggen over indexatie vanuit de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT)
• Onze ICT-contractmanagers beoordelen de indexatievoorstellen van leveranciers, betrek hen op het moment dat je een indexatievoorstel toegestuurd krijgt

Borgen
Maak een nieuw overzicht van de prijzen die de leverancier hanteert. Voeg het verzoek tot indexeren, het antwoord daarop en de nieuwe prijslijst toe aan het dossier in ISPnext. Dan is je dossier altijd up-to-date.