Hoe te handelen als er ondanks het bestaan van een raamovereenkomst geen nadere opdracht tot stand komt met de raamcontractant(en)?
Je hebt een raamcontract afgesloten. Nu heb je een nadere opdracht. Je vraagt de leverancier om een offerte, maar de leverancier doet geen offerte. Voorbeelden:
• Het gaat om een raamcontract voor inhuur van personeel en de leverancier doet geen offerte omdat hij geen mensen beschikbaar heeft.
• Je hebt een raamcontract voor de uitvoering van bepaalde onderhoudswerkzaamheden, maar de leverancier doet geen offerte omdat hij niet kan leveren conform afspraak (zoals bijv. levertijd) .
Het gaat hier om situaties waarbij de leverancier GEEN offerte uitbrengt. We noemen dit een “no bid-situatie”.
Als een leverancier wel een offerte uitbrengt, maar uiteindelijk niet of niet conform afspraak levert, moet je acties ondernemen die vallen onder contractmanagement. Je probeert dan om het probleem op te lossen.
Je moet de opdracht, waarop de no-bid van toepassing is, opnieuw in de markt zetten. Bepaal eerst de waarde van deze opdracht. Je moet deze dan in de markt zetten volgens de gewone aanbestedingsprocedures, die altijd van toepassing zijn.
Voorbeeld:
Je hebt een raamovereenkomst voor een bepaalde onderhoudsdienst. De totale geraamde waarde van de gehele overeenkomst is €250.000 en is Europees aanbesteed. Nu vraag je voor een nadere opdracht een offerte. De geraamde waarde van deze offerte is €25.000. Er ontstaat een no-bid situatie. Nu kan je de nadere opdracht van €25.000 via een enkelvoudig onderhandse aanbesteding in de markt zetten. In veel gevallen betekent dit helaas wel kostbaar tijdverlies.
Twijfel?
Indien zich een “no-bid” situatie voordoet bij een raamovereenkomst dan is het verstandig zo snel mogelijk contact te nemen met ONS, Team Inkoop in contractmanagement via inkoop@ssc-ons.nl, zodat zo snel mogelijk de juiste procedure gevolgd kan worden.