27-02-2023
Collega Tjerk Vonck, projectleider ICT is vanuit Ons betrokken bij de verkiezingen voor de Provinciale Staten. Een mooi en omvangrijk project dat eens in de vier jaar terugkomt. Een project dat in het teken staat van samenwerken. Want dit doen we met onze eigen collega’s van ICT en de personeels- en salarisadministratie (HR services) en met de HR-adviseurs en Griffie van provincie Overijssel. In dit artikel vertellen we over onze werkzaamheden, de unieke samenwerking en waar we trots op zijn!
Tijdens de verkiezingen voor de Provinciale Staten hebben we vanuit onze organisatie met twee aspecten te maken.
1. De organisatie rondom de verkiezingen, zoals het (technisch) inrichten van het stembureau.
2. De organisatie en het ontzorgen van de in- en uitstroom van Statenleden. Denk hierbij aan de uitrol van een laptop en telefoon. We leggen beide aspecten hieronder uit.
Organisatie rondom verkiezingen
Bij de verkiezingen voor Provinciale Staten hebben alle gemeentelijke partners een eigen stembureau. De stemhokjes, rode potloden en stemlijsten kennen we natuurlijk allemaal. Voor ons ligt de uitdaging in de specialistische software. Want uiteindelijk moeten al die stemmen van alle gemeentelijke partners geteld worden. In het kader van veiligheid doen we dat met speciale software in afgeschermde netwerken. En hierbij ondersteunen we elke partner met computers, het netwerk en de software. Dit doen we rondom de verkiezingen maar tijdens het tellen ook in de nacht. Een hele complexe operatie die wij voor al onze partners oppakken. En als alle stemmen eenmaal zijn geteld, begint het andere aspect van ons werk. Dan regelen we alles rondom de in- en uitstroom van de Statenleden.
Organiseren en ontzorgen van de in- en uitstroom van nieuwe Statenleden
Statenleden komen en gaan. Elke vier jaar is er wisseling van de wacht. Voor ons betekent dat dat we al deze nieuwe Statenleden gaan voorzien van een nieuwe ‘werkplek’: met een account en een goed werkende laptop en/of iPad. Voor veel van deze Statenleden geldt, dat ze naast hun werk als Statenlid ook nog een fulltime andere baan hebben. De één is boer en de ander verkoopt auto’s. Des te belangrijker dat ze direct goed hun werk kunnen doen en toegang hebben tot systemen en documenten. Wij proberen al deze mensen zo goed mogelijk te ondersteunen in hun werk. Want de boel moet gewoon goed werken. Mooi dat we deze dienstverlening kunnen bieden!
En bij dit hele proces komt heel wat bij kijken. Zo starten we in oktober al met de voorbereidingen. Maken we rond december het draaiboek gereed. Werken we de eerste maanden van het jaar toe naar de verkiezingsdag op 15 maart. En na de verkiezingen, als op 22 maart de uitslagen bekend zijn, starten we met het uitrollen van de werkplekken, de toegang, middelen en alles wat daar bij komt kijken. Zodat de nieuwe Statenleden op 29 maart kunnen starten. Dat is een flinke operatie!
Trots op deze mooie samenwerking
Wat dit project, verkiezingen voor Provinciale Staten, zo mooi maakt is de samenwerking. We werken heel intens samen met onze collega’s van de verschillende afdelingen. Collega’s met een heel andere achtergrond en takenpakket. Maar ook met onze partners en de Griffie. Daarnaast bieden we ook echt maatwerk. Want elke gemeente is anders. Dit betekent ook dat elke gemeente andere soft- en hardware heeft. Dat maakt het werk complex en mooi tegelijk. “Het maakt ons trots om dan uiteindelijk te zien dat al deze nieuwe Statenleden (ruim 48 stuks) blij en voldaan kunnen starten aan hun nieuwe werk en dat ze door onze ondersteuning goed en beslagen ten ijs komen.”, aldus Tjerk.
