20-10-2023
Voor de aanbesteding van personeel bestond het al wel, maar niet eerder voor het inkopen van eten en drinken: een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Sinds 1 mei bestaat dit nieuwe dienstverleningsconcept waarbij lokale ondernemers en regionale organisaties zich, voor verschillende productcategorieën zoals zuivel of brood, kunnen inschrijven in een digitale kaartenbak van de provincie. Dit kan doorlopend via https://das.etenendrinkenbijoverijssel.nl. Het doel van deze nieuwe manier van aanbesteden? “We wilden beter aansluiten bij het provinciaal beleid met betrekking tot duurzaamheid en economische ondersteuning van de regio in relatie tot de agrofood sector. En we wilden een betere aansluiting bij de assortiments- en sfeerbehoefte en ontwikkelingen van de organisatie”, zo legt Ellen van der Knaap, projectleider en contractmanager bij de provincie, uit.
Samenwerking met verschillende partijen en onze rol
Het Dynamisch Aankoop Systeem is ontwikkeld met behulp van verschillende partijen. Zoals The Food Directors, softwarebouwer binnen Food & Beverage en stimulator in samenwerking binnen de korte keten. Het team Agro & Food binnen de provincie droeg contacten uit de regio aan, die middels een marktdialoog hun feedback en mogelijke obstakels voor leveranciers deelden om via het DAS-systeem een offerte uit te brengen. Ons ontwikkelde het systeem verder met The Food Directors en inmiddels hebben we een duidelijk antwoord op de vraag of deze nieuwe aanpak werkt!
Een paar uitdagingen
Als het om een nieuwe aanpak gaat, dan loop je soms tegen een uitdaging aan. “Regionaal inkopen is op zichzelf al een uitdaging”, zegt Astrid Ekker, inkoopadviseur bij Ons. “Het grote verschil met een reguliere aanbesteding is dat je de uitvragen voorziet van verschillende eisen aangaande kwaliteit, levering en looptijd. Binnen het DAS is het assortiment opgebouwd vanuit de verschillende productcategorieën. Hierdoor wordt de scope per uitvraag ook behapbaar voor kleinere leveranciers om aan te bieden. De uitdaging zit erin om enerzijds kleine partijen te contracteren met een goede leverbetrouwbaarheid, en anderzijds het productassortiment zo te combineren dat het logistiek ook goed werkbaar blijft.”
Voor kleinere, lokale ondernemers zijn er grote veranderingen
De wettelijke procedures van de overheid zijn niet altijd bekend bij lokale leveranciers. Dat kan misverstanden veroorzaken. Wij besteedden daarom veel tijd aan de ondersteuning van de leveranciers om zich te registreren voor de kaartenbak. Astrid: “In het inkoopproces van een Europese aanbesteding zitten wat administratieve verplichtingen die ook bij de inzet van een DAS vereist zijn. Het invullen vroeg om meer begeleiding van, en afstemming met leveranciers om de achterliggende bedoelingen toe te lichten.”
Ook na inschrijving in de digitale kaartenbak blijft het voor een deel van de kleinere ondernemers soms wennen. Een banketbakker is gewend dat er iemand aan de toonbank komt of telefonisch een bestelling doorgeeft. Een DAS vraagt dat je na gunning dagelijks tijd inruimt om online te kijken of er een bestelling van de provincie is en afrekenen vindt bijvoorbeeld ook niet aan de toonbank plaats.
Maar, het resultaat mag er zijn!
Inmiddels zijn er ruim 30 inschrijvingen, voor elke categorie zijn er nu één of meer aanbieder(s)! “Hiermee hebben we de continuïteit van onze interne dienstverlening geborgd”, zegt Van der Knaap. “Maar dat is echt spannend geweest tot het allerlaatste moment. Want je kunt wel aanbiedingen krijgen, maar daarmee zijn ze nog niet passend op de uitvraag. Al met al hebben we heel hard gewerkt om het concept van een ‘gastvrije dienstverlening, duurzaam en met zoveel mogelijk producten van dichtbij’ goed neer te zetten. Het in eigen beheer nemen van de cateringorganisatie geeft meer vrijheid voor aansluiting bij de eigen kernwaarden en het eigen beleid.”
De provincie Overijssel zette met deze transitie de eerste stappen naar een hogere mate van flexibiliteit bij inkoop van nieuwe trends in F&B productontwikkelingen en van regionaal geproduceerde producten. In het restaurant van het provinciehuis in Zwolle genieten dagelijks nu zo’n 250 tot 300 gasten van lokale, duurzame producten.