04-09-2023
Op 28 en 29 augustus kwamen de contractmanagers uit Breda en Tilburg bij Ons op bezoek! Het doel van deze ontmoeting was om actuele onderwerpen te bespreken en van elkaar te leren. De focus lag op de belangrijke onderwerpen zoals GIBIT, (software) brokers, contractbeheer, de wasstraataanbestedingen en indexeringen.
GIBIT en Brokers: Begrijpen en Benutten
Een van de centrale thema’s van de bijeenkomst was de bespreking van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT) en het belang van brokers in het contractmanagementproces. Door in te gaan op de gedetailleerde eisen en voorschriften van GIBIT hebben we een dieper inzicht gekregen in de praktische toepassing van deze regels.
Daarnaast werd besproken hoe brokers wel of niet kunnen fungeren als waardevolle tussenpersonen om de juiste leveranciers te vinden en het inkoopproces te stroomlijnen.
Contractbeheer: contracten zonder chaos
De nut en noodzaak, maar ook de uitdagingen rondom contractbeheer zijn besproken.
Er zijn inzichten gedeeld over geautomatiseerde contractbeheersystemen en hoe deze kunnen bijdragen aan het bewaken van contractuele verplichtingen, termijnen en naleving.
De ‘Wasstraat’: Schoon en Zuinig
Ook de “wasstraat” is besproken- een term die wordt gebruikt om de uitgaven binnen ICT contracten te bewaken en te beheersen: De Wasstraat (sharepoint.com)
Wij hebben deze methoden gedeeld om dit proces te optimaliseren, waaronder het identificeren van knelpunten en het stroomlijnen van communicatie tussen stakeholders. Dit resulteerde in waardevolle inzichten over het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van dit kritieke proces.
Aanbestedingen
Bezwaren en rechtszaken bij een aanbesteding komen voor, net zoals een mislukte aanbesteding.
Het blijft dat het vroegtijdig aanhaken van een contractmanager bij een aanbesteding praktisch en effectief is.
Indexering
Een ander belangrijk onderwerp van de bijeenkomst was de indexering in contracten. We deelden ervaringen en benaderingen om indexering op een eerlijke en transparante manier te hanteren, zodat prijsaanpassingen gelijke trend houden met marktontwikkelingen.
Inspirerend
Het was een inspirerende stap vooruit binnen ons contractmanagementteam. We zijn ervan overtuigd dat deze samenwerking zal bijdragen aan ons succes op lange termijn.
Deze twee dagen waren uitstekend geschikt om op hoofdlijnen over bovenstaande onderwerp te praten. Maar er bleek ook dat er behoefte is om de inhoud in te duiken. Voor een aantal onderwerpen zoals aanbestedingen, GIBIT en leveranciersmanagement is afgesproken aparte sessies in te plannen.