Beschrijving
Wat is contractmanagement?
Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de organisatie.
Contractmanagement is gericht op het monitoren van de prestaties, bijsturen indien nodig en optimaliseren waar mogelijk.
Waarom contractmanagement?
Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van het contract begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. Wij willen hierin een professioneel opdrachtgever zijn. Naast het systematisch beheren van onze overeenkomsten in één centraal register hechten wij waarde aan het uitvoeren van contractmanagement opdat beide partijen het contract adequaat en zoals afgesproken uitvoeren. Elke partner heeft eigen drempelbedragen vastgesteld voor contractregistratie. Goed contractmanagement levert een belangrijke bijdrage aan het beoogde (contract)resultaat en voorkomt onnodige kosten. Op basis van omvang en risico wordt per contract het contractmanagement ingericht.
Voordelen van contractmanagement:
- Beter benutten van kwaliteiten en capaciteiten van de leverancier;
- Meer inzicht in prestaties van een leverancier in zijn geheel in plaats van per contract waardoor er ook meer inzicht in de toegevoegde waarde van deze leverancier voor de organisatie is;
- Meer gestroomlijnde samenwerking, harmonie en tevredenheid tussen leverancier en organisatie (beide partijen kennen eenduidige aanpak, inhoud en resultaten);
- Leveranciersrelaties worden verbeterd;
- Betere interne en externe communicatie;
- Voorkomen van commerciële en juridische risico’s;
- Kostenbesparingen (efficiënter werken, minder nazorg/herstelwerk, tijdig zicht op eventueel meerwerk, contractbesparingen);
- Meer innovatiekracht;
- Meer inzicht in risico’s;
- Het verkrijgen van betere meet- en sturingsmogelijkheden;
- Vergroting van kennismacht naar leveranciers toe en betere input ter voorbereiding van gesprekken en onderhandelingen;
- Betere interne verdeling tijd en capaciteit naar belang contract en leverancier.
Taken
Welke taken horen er bij de rol van contractmanager?
Iemand die de rol van contractmanager (in de lijn) heeft, is er verantwoordelijk voor dat:
- de leverancier de prestaties levert in volledige overeenstemming met de contractuele bepalingen;
- de eigen organisatie op de hoogte is van het contract;
- de eigen organisatie haar deel van de verplichtingen in het contract accuraat nakomt, inclusief het tijdig voorzien in de gestelde randvoorwaarden;
- het contract up to date blijft door regelmatig de kosten en kwaliteit van het gecontracteerde te monitoren, inclusief het op open en transparante wijze verwerken van de contractaanpassingen;
- de relatie tussen de eigen organisatie en de leverancier een open en positief karakter heeft en houdt;
- tijdens de contractperiode bij voortduring wordt gewerkt aan prestatie verbetering;
- hij in staat is om te allen tijde verantwoording af te leggen over de wederzijdse prestaties onder het contract en de bijbehorende besteding van gelden;
- het contract regelmatig wordt geëvalueerd;
- de contractduur van het contract in gaten gehouden wordt. Als het contract afloopt, bepaal dan welke acties uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld het inspelen op nieuwe ontwikkelingen, het uitvoeren van een evaluatie, een nieuwe aanbesteding starten, het contract beëindigen of juist een verlenging toepassen;
- het gecontracteerde nog steeds actueel is.
Deze taakvervulling vereist dat de contractmanager:
- een grondige kennis heeft van verschillende contractvormen;
- een goed begrip heeft van de doelstellingen van de gemeente, waarvoor het contract een rol speelt (de link tussen die doelstellingen en het contract moet dan helder zijn en de betrokken leverancier moet ‘het hogere doel’ ook kennen);
- minstens hetzelfde kennisniveau heeft over de inhoud van het contract als de leverancier;
- in staat is een relatie met een leverancier te ontwikkelen en te onderhouden die gebaseerd is op openheid en vertrouwen, maar ook op een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheid met betrekking tot risico’s en besluitvorming;
- een goed begrip heeft van de commerciële dynamiek van de gehele keten, van de factoren die de omvang van de kosten bepalen of in belangrijke mate beïnvloeden (de zgn. ‘cost drivers’) en hoe risico de kosten kan beïnvloeden;
- kennis van risicomanagement heeft, in het bijzonder met betrekking tot contractwijzigingen en claims;
- de prestatie evalueert en managet.
Aanpak
Begin met het bepalen wie welke rol heeft, 1 persoon kan meerdere rollen vervullen. We onderscheiden de volgende rollen:
| Rol | Taak |
|---|---|
| Inkoper | Selecteren en contracteren van opdrachtnemers |
| Contracteigenaar | Eindverantwoordelijke voor het contract |
| Contractmanager | Managen en bijsturen van de overeengekomen prestatie |
| Contractbeheerder | Administreren van afgesloten contracten |
De contractmanagementactiviteiten beginnen al gedurende het initiële inkoop- of aanbestedingsproces. Het is dus van belang dat de contractmanager vroeg in het inkoopproces betrokken is.
Om te starten met contractmanagement bepaal je ten eerste op welke contracten je contractmanagement toe gaat passen, vervolgens bepaal je welke richtlijnen van toepassing zijn.
Dit wordt hier uitgelegd .
Meer weten over de rol van contractmanager?
Door Ons is een model uitgewerkt dat ook door de VNG is omarmd. Bekijk een introductie over contractmanagement in het document handreiking contractbeheer en contractmanagement VNG.
Verder staat op Onse site veel informatie die je als contractmanager goed kan gebruiken.