Bij Europese aanbestedingen moet tussen het moment van publiceren en het moment van inschrijven (althans, het uiterste moment) 45 kalenderdagen zitten. In die 45 dagen hou je een nota van inlichtingen (verplicht) en de antwoorden moeten minimaal 10 dagen voor uiterste inschrijfmoment verstrekt zijn (voor de volledigheid: als op dag 35 de antwoorden verstrekt worden kunnen op dag 45 de inschrijvingen binnenkomen). Uiteraard mag je meer dan 45 dagen aanhouden, afhankelijk van de tijd die je hebt. Gebruik je meerdere vragenrondes, dan loopt de inschrijftermijn tot 10 kalenderdagen na het verstrekken van de laatste antwoorden.
10 dagen na het verstrekken van de (laatste) antwoorden komen de offertes binnen (uitgaande van de minimaal vereiste termijn, nogmaals: langer mag altijd). De vormvereisten zullen gecontroleerd moeten worden. Als hieraan voldaan wordt, kunnen de gunningscriteria op inhoud beoordeeld worden. Afhankelijk van het gunningscriterium dat gekozen is (laagste prijs of prijs/kwaliteit) heb je hier meer of minder tijd voor nodig. Als alleen een prijs beoordeeld hoeft te worden, kan dit direct na het beoordelen van de vormvereisten plaatsvinden. De prijs is immers een objectief gegeven. Op het moment dat ook kwaliteit een rol speelt, en er stukken beoordeeld moeten worden, heb je meer tijd nodig. Neem hiervoor een week de tijd; de ervaring is dat er meer mensen betrokken zijn bij een grotere aanbesteding (meer dan bij onderhands), dus kost het in de praktijk ook meer tijd voor iedereen individueel heeft kunnen beoordelen (je bent afhankelijk van meer agenda’s).
Vervolgens vindt er een gezamenlijke beoordeling plaats. Plan hier een dag voor in (minstens een dagdeel); je weet van tevoren niet hoeveel inschrijvingen je krijgt en je kunt beter iets te ruim dan te krap plannen.
Ons I&C verzorgt het gunningsadvies en de voorlopige afwijzingen/voorlopige gunning. Dit vindt plaats na de gezamenlijke beoordeling. Het gunningsadvies en de brieven moeten in de lijn goedgekeurd worden door de bevoegde ambtenaar. Vaak betekent dit dat een deelnemer aan het aanbestedingsprojectteam ervoor moet zorgen dat de stukken getekend worden. Dat kost vaak enkele dagen. Hou rekening met een week.
Daarna kunnen de voorlopige berichten verstuurd worden. De dag na verzending gaat de stand-still lopen. Deze is 20 kalenderdagen bij Europese aanbestedingen. Hierna vindt de definitieve gunning plaats. Na de definitieve gunning kan de ondertekening van de overeenkomst plaatsvinden en kan de opdracht starten. Hieronder een overzicht van de doorlooptijd van een openbare Europese aanbesteding;
| Publicatie aanbesteding | Dag 0 |
| Vragen 1e ronde | Dag 0 + 30 kalenderdagen |
| Verstrekken antwoorden 1e ronde | Dag 0 + 35 kalenderdagen |
| Inschrijvingen indienen | Dag 0 + 45 kalenderdagen |
| Beoordelen vormvereisten | Dag 0 + 45 of 46 kalenderdagen |
| Beoordelen offertes | Dag 0 + 52 kalenderdagen |
| Voorlopige berichten versturen | Dag 0 + 53 kalenderdagen |
| Start Stand-Still | Dag 0 + 54 kalenderdagen |
| Einde Stand-Still | Dag 0 + 73 kalenderdagen |
| Definitieve gunning | Dag 0 + 74 kalenderdagen |
| Ondertekenen contract | Mag op elk moment na de definitieve gunning, maar VOOR start opdracht. |
Voor de niet-openbare procedure geldt:
| Publicatie selectieleidraad | Dag 0 |
| Datum verzoek deelneming | Dag 0 + 30 kalenderdagen |
| Beoordelen selectiecriteria | Dag 0 + 31 kalenderdagen |
| Uitnodiging deelneming | Dag 0 + 35 kalenderdagen |
| Nota van inlichtingen | Dag 0 + 65 kalenderdagen |
| Inschrijvingen indienen | Dag 0 + 75 kalenderdagen |
| Beoordelen vormvereisten | Dag 0 + 75 of 76 kalenderdagen |
| Beoordelen offertes | Dag 0 + 82 kalenderdagen |
| Voorlopige berichten versturen | Dag 0 + 83 kalenderdagen |
| Start Stand-Still | Dag 0 + 84 kalenderdagen |
| Einde Stand-Still | Dag 0 + 103 kalenderdagen |
| Definitieve gunning | Dag 0 + 104 kalenderdagen |
| Ondertekenen contract | Mag op elk moment na de definitieve gunning, maar VOOR start opdracht. |
Voor deze procedure geldt: tijdens de selectiefase kan ook een nota van inlichtingen ingepland worden. Hier zijn geen wettelijke termijn voor. ARW (werken) zegt 6 dagen aan te houden voor indienen verzoek tot deelneming.