Enkelvoudig onderhandse aanbestedingen kun je toepassen, afhankelijk van het drempelbedrag in het inkoopbeleid van de organisatie, bij:
> Diensten/Leveringen met een waarde tot € 50.000,-
> Werken met een waarde tot € 125.000,-
Dit is de procedure waar je de meeste vrijheid hebt, en daardoor lijkt dit misschien ‘makkelijk’. Echter, de voorbereiding hier vergt veel tijd, want je kiest letterlijk één-op-één je leverancier. Dan wil je zeker weten dat je de partij kiest die het best bij je behoeften aansluit. Deze procedure kent geen wettelijke termijnen.
Na het versturen van je offerteaanvraag naar de gewenste leverancier kun je een ronde voor vragen inbouwen (afhankelijk van wat er in de voorbereidingsfase al aan informatie gedeeld is met de leverancier(s) waarmee je contact hebt gehad). Daarin kan de leverancier nog wat specifieke vragen stellen die niet aan de orde zijn geweest. Dit is geen verplichting. Kies je hiervoor, geef de leverancier dan wel de tijd om eerst de offerteaanvraag goed door te nemen. Een week is een goede termijn hiervoor. Neem zelf 2 werkdagen om de vragen te beantwoorden en deze antwoorden aan de leverancier te sturen. Hierna moet de leverancier de kans hebben een goede offerte op te stellen. Neem hier een week voor. Je kunt een eventuele vragenronde ook op een minder formele manier vormgeven, omdat hier bij de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen geen regels voor zijn. Denk aan een gesprek waarvan je een verslag maakt, of je kunt afspreken dat eventuele vragen via mail mogen worden gesteld tot een bepaalde datum. Houd in elk geval een week aan, na het verstrekken van antwoorden op de vragen, voor het opstellen van de offerte door de leverancier.
Bij binnenkomst van de offerte moeten de vormvereisten gecontroleerd worden (deze staan in de offerteaanvraag). Neem hier 1 werkdag voor. Als aan de vormvereisten wordt voldaan, moet er een opdrachtbrief verstuurd worden naar de leverancier. Deze kan wellicht op dezelfde dag als het controleren van de vormvereisten opgesteld worden.
Klik hier voor onze modeldocumenten.
| Versturen offerteaanvraag naar gewenste leverancier | Dag 0 |
| (eventueel) nota van inlichtingen | Dag 0 + 5 werkdagen |
| Verstrekken nota van inlichtingen | Dag 0 + 7 werkdagen |
| Offerte indienen door leverancier | Dag 0 + 15 werkdagen* |
| Vormvereisten offerte controleren | Dag 0 + 15 of 16 werkdagen* |
| Opdrachtbrief versturen | Dag 0 + 15 of 16 werkdagen* |
*= deze stappen kunnen op dezelfde dag plaatsvinden.